Alle portfolio's hebben ze. Initiatieven die actief zijn, maar die hun plek niet meer verdienen.
Cold Cases
Wat maakt het een Cold Case
Een Cold Case is een initiatief dat nog doorloopt, terwijl het zijn plek niet langer verdient. Het kan er compleet gezond uit zien: een keurig dashboard, goede voortgang, gecommitteerde mensen, bestuurlijke aandacht.
Maar geen ervan vertelt je of het werk nog gedaan zou moeten worden.
Om een Cold Case te identificeren, stel je drie vragen:
Wanneer heeft dit initiatief voor het laatst zijn plek in het portfolio verdiend?
Zouden we het vandaag starten, met alles wat we nu weten?
Wat zouden we met de capaciteit doen als dit stopt?
Als jouw governance deze vragen niet stelt, onderzoekt niemand of het initiatief nog moet doorgaan.
De Cold Case blijft gewoon bestaan.
Waarom Cold Cases blijven bestaan
Ze blijven bestaan omdat het systeem niet neutraal is. Het is ontworpen om door te gaan.
Doorgaan is een besluit dat niemand neemt
Het systeem maakt van doorgaan de default. Stoppen vereist rechtvaardiging en uitleg, en het valt op. Doorgaan vereist niets.
Verliesaversie
De investering die al gedaan is, weegt zwaarder dan de capaciteit die vrijgemaakt kan worden. En dus blijven we doorgaan.
We voegen alleen toe
Wanneer we een situatie willen verbeteren, grijpen mensen instinctief naar wat ze kunnen toevoegen. Wat we kunnen weghalen komt niet eens in ons op.
Dit zijn 3 relevante gedragsmechanismen. Dezelfde bias zit ingebouwd in wat in portfolio’s gemeten wordt.
Het patroon in de metrics
Onderzoek je wat er openbaar beschikbaar is voor portfolio’s, dan zie je dit: tien frameworks, templates en richtlijnen gebruiken samen tweeënnegentig metrics.
Van deze metrics: hoeveel procent meet alleen de voortgang van werk?
Ruwweg negentien van elke twintig.
Ongeveer 5% zou in principe het recht op voortbestaan kunnen meten, omdat het financiële selectie-instrumenten zijn: NPV, ROI, Portfolio Value Density. Maar deze meten alleen bij de entry gate: wanneer een initiatief eenmaal is goedgekeurd, dan meten ze niets meer, en de rechtvaardigingsvraag wordt nooit meer gesteld.
Alles is ingericht om wat al loopt te monitoren en te verbeteren. Niets vraagt of het er nog zou moeten zijn.
Twee portfolio's, hetzelfde patroon
Beide portfolio’s voegden ortfolio’s voegden één terugkerende vraag toe aan hun governance. Dit is wat er met hun doorlooptijd gebeurde. Verschillende sectoren, verschillende omvang, hetzelfde resultaat.
Twee portfolio’s. De ene in de financiële dienstverlening, de andere bij de overheid. Beide zagen hun doorlooptijd stijgen.
Binnen enkele maanden na het introduceren van de Existence Review werden vier initiatieven in elk portfolio gestopt.
De doorlooptijd begon te dalen.
De Existence Review
De oplossing is om het design gap te sluiten door het introduceren van de Existence Review.
Een performance review vraagt hoe het met het werk gaat en wat er aangepast moet worden.
De Existence Review stelt maar één vraag:
Verdient dit initiatief het nog om te bestaan?
De agenda
De review kent drie mogelijk uitkomsten:
Doorgaan
Het initiatief heeft zijn plek opnieuw verdiend. Het blijft in de portfolio, met een verse rechtvaardiging.
Stoppen
Het initiatief verdient zijn plek niet meer. Capaciteit komt vrij voor werk dat belangrijker is.
Herontwerpen
De oorspronkelijke reden geldt niet meer. Het werk gaat verder, maar anders.
Geen van deze wordt als falen beschouwd.
Plek in de portfolio governance
Elk initiatief heeft één datum: wanneer het voor het laatst zijn plek verdiende.
Zodra die datum een drempel overschrijdt, komt het initiatief op de Cold Case-lijst. Die drempel, zeg twaalf maanden, bepaalt de organisatie zelf.
Ritme
Per kwartaal, los van de performance review.
Extra reviews worden getriggerd wanneer:
Context verandering
De strategische context verandert significant
Uitgelopen
Een initiatief overschrijdt de geplande duur
De vraag in de kamer
Iemand vraagt waarom het nog doorgaat
De Cold Case kaart
Je hoeft niet alles opnieuw inrichten om te beginnen, je begint met slechts één vraag, over één initiatief.
De kaart die ik daarvoor heb ontworpen is die start.
Kies één initiatief: degene die het langst loopt, degene waarover niemand hardop durft te twijfelen, of die ene die altijd op koers ligt, maar waarvan niemand lijkt uit te kunnen leggen waarom hij nog belangrijk is.
Schrijf de datum van vandaag bij ‘Case opened’. Dat is het moment dat de Case eindelijk geopend wordt en de vraag gesteld.